Opt-Import

O programie...

Program Opt-Import służy do konwersji danych zawierających dokumenty sprzedaży i zakupu z formatu MS-Excel do formatu XML akceptowanego przez program CDN Optima.

Aktualności

Od dnia 2015-02-01 zaprzestaliśmy sprzedaży programu Opt-Import ze względu na konieczność ciągłego dostosowania formatu do zmieniających się reguł plików wejściowych Optima. Jego funkcje przejmie wkrótce bardziej uniwersalne narzędzie XXML. Nadal świadczymy usługi konwersji oparte o dostarczone nam pliki oraz specyfikacje.

Funkcje programu

• Import z formatów obsługiwanych przez program MS Excel.
• Wybór kolumn do importu.
• Stosowanie własnych reguł przekształceń.
• Podział na jednostki i reguły dla różnych formatów plików.
• Wybór gałęzi do eksportu XML.
• Synchronizacja z tabelą klientów.
• Zapamiętywanie ostatnich ustawień
• Podgląd eksportowanego pliku.
• Opcjonalne pakowanie pliku wyjściowego.
• Kopie bezpieczeństwa ustawień dla każdej jednostki.

Etapy pracy z programem

Ogólne działanie programu podzielone jest na etapy:

1. Wskazanie pliku do importu.
2. Przypisanie pól do odpowiednich kolumn na podstawie podglądu importowanego pliku.
3. Ustalenie pewnych parametrów globalnych (typ rejestru, kategorie, itp.).
4. Import danych do programu.
5. Opcjonalna edycja (pojedyncza i zbiorcza) danych z poziomu programu, zarówno danych rejestru, jak i danych klientów.
6. Zastosowanie reguł przekształceń.
7. Eksport danych do formatu XML akceptowanego przez program Optima (v16).

Format pliku importowanego

Program OPT-import nie wymaga ściśle zdefiniowanego formatu pliku wejściowego. Importowany plik powinien spełniać pewne ogólne reguły:

• jeden importowany plik zawiera dane jednego typu: faktury zakupu lub faktury sprzedaży,
• kolejne zapisy księgowe w pliku występują w kolejnych wierszach w pojedynczym arkuszu,
• każda kolumna przechowuje jeden rodzaj danych (np. nazwę kontrahenta, lub kwotę netto),
• importowany plik powinien zawierać kolumny zawierające określone wymaganiami dane:
  • nazwa kontrahenta,
  • NIP kontrahenta (zalecane),
  • przynajmniej dwie z trzech wartości: netto, brutto, VAT dla przynajmniej jednej stawki VAT (trzecia wartość może być obliczona na podstawie dwóch pozostałych),
  • data sprzedaży (zalecane),
  • data wystawienia dokumentu (zalecane),
  • symbol waluty jeśli występują różne waluty,
  • kurs waluty jeśli waluta inna niż PLN,
  • termin płatności (w przypadku braku można ustawić korelację od daty sprzedaży),
• program nie wymaga określonej kolejności kolumn (użytkownik sam określa położenie odpowiednich kolumn).
• kwoty ujemne oznaczają faktury korygujące.

Użytkownik podczas pierwszego importu z nowego formatu ma obowiązek wskazać wymagane kolumny. Opcje obsługiwane przez program:

• omijanie pustych wierszy,
• omijanie wierszy z częściowymi danymi
• import co n-tego wiersza,
• definiowanie danych dwuwierszowych,

Kolumny, które można zdefiniować i zaimportować przez program:

• wartości netto, brutto, VAT dla następujących stawek : 23%, 8%, 5%, ZW, 0%, NP, 22%, 7%, 3%
• data sprzedaży, data wystawienia dokumentu
• termin płatności
• numer dokumentu
• symbol waluty, kurs waluty
• nazwa kontrahenta, NIP kontrahenta
• adres kontrahenta, miasto kontrahenta
• numer indeksowy kontrahenta
• inne

Przykładowe formaty plików importu

Reguły wyliczeniowe

Część danych importowanych z pliku Excela wymaga dodatkowej konwersji do formatu wymaganego przez Optimę. Są to m. in. formaty dat, znak separatora dziesiętnego, lista znaków zabronionych itp. Program umożliwia odpowiednią konwersję, która dokonuje się w sposób automatyczny lub półautomatyczny.

Dodatkowo brakujące dane mogą zostać na życzenie użytkownika wyliczone przez program. Przykładem jest wyliczanie terminu płatności, jako daty obliczanej na podstawie daty sprzedaży, obliczanie kwoty netto na podstawie kwoty brutto i kwoty VAT.

Program może realizować szereg reguł wyliczania pewnych wartości na podstawie innych. Na przykład ustawienie wartości gałęzi EXPORT na podstawie zawartości gałęzi WALUTA (np. EXPORT = „tak” gdy WALUTA <> PLN) lub ustalanie gałęzi KOREKTA na podstawie znaku KWOTY NETTO.

Oferujemy Państwu przygotowanie reguł wymaganych do konkretnego formatu importu!

Wsparcie

Szanowni Państwo, Domyślnie program z poziomu swojego interfejsu wymaga dopisania reguł konwersji w prostym formacie, które odpowiednio przekształcają informacje z kolumn w pliku importu w odpowiednie pola pliku XML. Umożliwiają również przeliczenia, łączenie pól, itp. Aby dostosować Państwa pliki importu i odpowiedzieć na pytanie dotyczące możliwości użycia programu do Państwa potrzeb potrzebujemy zwykle przykładowe pliki danych wejściowych (xls/xlsx) oraz wymaganego (przykładowego) formatu wyjściowego XML.

Galeria ekranów